Lời mở đầu

Chào các bạn,

Công ty TNHH Doanh nghiệp Xã hội VietHope (sau đây gọi là “chúng tôi” hoặc “VietHope”) hiểu rằng quyền riêng tư và an toàn dữ liệu của bạn là vô cùng quan trọng.

Tại VietHope, sứ mệnh của chúng tôi là đồng hành cùng các bạn học sinh, sinh viên có hoàn cảnh khó khăn tại Việt Nam để tiếp cận giáo dục và xây dựng tương lai tốt đẹp hơn. Để thực hiện sứ mệnh này, chúng tôi cần thu thập và xử lý một số dữ liệu cá nhân khi bạn nộp hồ sơ xin học bổng hoặc tham gia vào các chương trình của VietHope.

Chính sách chung về Quyền riêng tư này (“Chính sách Quyền riêng tư”) được xây dựng phù hợp với pháp luật Việt Nam nhằm mô tả minh bạch các loại dữ liệu cá nhân mà chúng tôi thu thập, mục đích xử lý, các bên bên thứ ba có thể tiếp cận dữ liệu, cũng như các biện pháp nghiêm ngặt chúng tôi áp dụng để bảo vệ tính bảo mật dữ liệu của bạn. Chính sách Quyền riêng tư này cũng hướng dẫn về các quyền, lựa chọn của bạn liên quan đến dữ liệu cá nhân và cách thức bạn liên hệ với chúng tôi.

Trong hầu hết các chương trình học bổng do chúng tôi trực tiếp quản lý, VietHope cam kết chịu trách nhiệm với tư cách là Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân hoặc Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân. Ngoài ra, tùy thuộc vào tính chất hợp tác, trong một số trường hợp cụ thể, chúng tôi cũng có thể hành động thay mặt và theo kiến nghị, yêu cầu của các trường phổ thông, trường đại học, nhà tài trợ hoặc các đối tác chiến lược khác đóng vai trò là Bên Kiểm soát dữ liệu độc lập.

Một số chính sách về quyền riêng tư cụ thể hoặc các điều khoản bổ sung có thể được áp dụng riêng cho từng chương trình hoặc đối tượng đặc thù của chúng tôi. Vui lòng truy cập trang thông tin của chương trình cụ thể đó để tìm hiểu thêm về các hoạt động xử lý thông tin chi tiết của chúng tôi.

Dữ Liệu Cá Nhân Chúng Tôi Có Thể Thu Thập

1. Dữ Liệu Cá Nhân Chúng Tôi Có Thể Thu Thập

“Dữ liệu Cá nhân” được hiểu là bất kỳ thông tin nào liên quan đến một cá nhân đã được định danh hoặc có thể xác định được. Chúng tôi có thể thu thập nhiều loại Dữ liệu Cá nhân khác nhau (bao gồm cả Dữ liệu Cá nhân Nhạy cảm, tùy thuộc vào quy định của pháp luật hiện hành) liên quan đến bạn. Tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với VietHope (sinh viên, gia đình hoặc ứng viên cho vị trí việc làm, v.v…), chúng tôi có thể thu thập các loại dữ liệu sau đây:

1.1. Dữ liệu thu thập trực tiếp từ Sinh viên và Gia đình

Để phục vụ mục đích xác minh hoàn cảnh và thực hiện các hỗ trợ tài chính, chúng tôi thu thập:

  • Danh tính và Thông tin liên lạc: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, ảnh chân dung, địa chỉ thường trú hoặc tạm trú, số điện thoại và email cá nhân.
  • Thông tin Định danh Pháp lý: Số Căn cước công dân (CCCD) hoặc Hộ chiếu, ngày cấp và nơi cấp để xác thực nhân thân.
  • Thông tin Tài chính & Hoàn cảnh gia đình: Số tài khoản ngân hàng cá nhân; thông tin về thu nhập của bố mẹ; bản sao sổ hộ nghèo/cận nghèo hoặc các chứng nhận hoàn cảnh khó khăn có xác nhận của địa phương.
  • Thông tin liên hệ khẩn cấp: Họ tên, số điện thoại và mối quan hệ của người giám hộ hoặc người bảo trợ (bố, mẹ, anh chị em).
  • Dữ liệu nhạy cảm (nếu có): Thông tin về tình trạng sức khỏe, bệnh tật, khuyết tật của sinh viên, người thân của sinh viên (cha, mẹ, anh, chị, em hoặc người giám hộ) được sinh viên chủ động chia sẻ trong bài luận, hồ sơ ứng tuyển, trong quá trình xét duyệt, các trường hợp sinh viên có hoàn cảnh hiểm nghèo cần hỗ trợ y tế hoặc sinh hoạt phí đặc biệt.

1.2. Dữ liệu thu thập từ Đơn xét tuyển và Hồ sơ Chương trình

Trong quá trình xét duyệt học bổng và chương trình nâng cao năng lực, VietHope thu thập các thông tin chuyên sâu:

  • Hồ sơ Học thuật & Lý lịch Giáo dục: Tên trường học hoặc trường Đại học đang theo học, chuyên ngành, mã số sinh viên, học bạ THCS, THPT, bảng điểm định kỳ, các bằng khen và chứng chỉ ngoại ngữ/tin học.
  • Thông tin định hướng: Bài luận cá nhân, mục tiêu nghề nghiệp và các thông tin khảo sát về nhu cầu tìm người hướng dẫn (Mentor).
  • Tài liệu xác thực từ bên thứ ba: Thư giới thiệu của thầy cô giáo, xác nhận tích cực tham gia hoạt động Đoàn/Hội hoặc các tổ chức thiện nguyện.

1.3. Dữ liệu phát sinh trong quá trình triển khai các Chương trình

Khi bạn tham gia vào các hoạt động của VietHope, các dữ liệu sau sẽ được ghi nhận:

  • Dữ liệu Giám sát và Đánh giá: Báo cáo kết quả học tập định kỳ, thông tin theo dõi quá trình và đánh giá mức độ tích cực tham gia của sinh viên trong các chương trình nâng cao năng lực.
  • Dữ liệu Hình ảnh & Truyền thông: Hình ảnh, video, và ghi âm giọng nói của bạn tại các lễ trao học bổng, các buổi đào tạo, workshop hoặc trong các chiến dịch truyền thông của VietHope.
  • Thông tin Giao dịch & Hỗ trợ tài chính: Lịch sử chi trả học bổng, biên nhận giải ngân sinh hoạt phí, bao gồm số tiền, ngày giờ thực hiện và tên ngân hàng giao dịch.
  • Nội dung tương tác tự nguyện: Các bài viết cảm nghĩ, thư cảm ơn gửi nhà tài trợ, hoặc các phản hồi mà sinh viên chủ động gửi về thông qua các công cụ giao tiếp nội bộ.

1.4. Dữ liệu kỹ thuật thu thập tự động thông qua các công cụ số khi sinh viên, mentor hoặc khách vãng lai tương tác với Website/App của VietHope

  • Dữ liệu Thiết bị và Mạng: Địa chỉ IP, loại trình duyệt, hệ điều hành, thông tin khu vực địa lý của người truy cập.
  • Dữ liệu Hành vi sử dụng: Lịch sử các trang được xem trên website, thời gian truy cập, các liên kết được nhấp vào, hành vi cuộn chuột.
  • Dữ liệu thu thập tự động: Các thông tin lưu trữ qua cookie thiết yếu (để đăng nhập hệ thống quản lý học bổng) và cookie phân tích (như Google Analytics/Adobe Analytics để đo lường hiệu quả website).
  • Tương tác Mạng xã hội: Dữ liệu phát sinh khi người dùng sử dụng tính năng đăng nhập nhanh bằng tài khoản Facebook/Google, hoặc nhấn nút “Chia sẻ” bài viết của VietHope lên trang cá nhân của họ.

1.5. Dữ liệu của Đối tác, Chuyên gia, Nhà tài trợ, Tình nguyện viên

  • Thông tin liên hệ công việc: Họ tên, chức vụ, phòng ban, tên cơ quan/doanh nghiệp đang công tác, email công việc, số điện thoại cơ quan, địa chỉ văn phòng của Đối tác, Chuyên gia, Tình nguyện viên hoặc người đại diện của đối tác, nhà tài trợ học bổng.

Lưu ý: VietHope cam kết chỉ thu thập các dữ liệu thực sự cần thiết và phù hợp với mục đích hỗ trợ giáo dục và thiện nguyện, tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật.

Cách Chúng Tôi Sử Dụng Dữ Liệu Cá Nhân Của Bạn

2. Cách Chúng Tôi Sử Dụng Dữ Liệu Cá Nhân Của Bạn

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn dựa trên các nguyên tắc minh bạch, hợp pháp và chỉ phục vụ cho các mục đích cụ thể liên quan đến hoạt động cấp học bổng, các chương trình nâng cao năng lực và vận hành nội bộ của VietHope. Cụ thể, dữ liệu cá nhân có thể được sử dụng cho các mục đích sau:

2.1. Các mục đích sử dụng chi tiết

  • Xét duyệt và thẩm định hồ sơ học bổng.
  • Thiết lập liên lạc và hỗ trợ ứng viên.
  • Quản lý, vận hành và giám sát chương trình.
  • Báo cáo, thống kê và minh bạch với Nhà tài trợ.
  • Truyền thông, vinh danh và lan tỏa giá trị cộng đồng.
  • Bảo vệ an ninh thông tin và quản lý rủi ro.
  • Quản lý quan hệ đối tác và mạng lưới chuyên gia, tình nguyện viên
  • Thực hiện nghĩa vụ pháp lý.

2.2. Cơ sở pháp lý cho việc xử lý dữ liệu

Để đảm bảo tuân thủ toàn diện theo quy định pháp luật, VietHope áp dụng các cơ sở pháp lý tương ứng cho từng hoạt động xử lý dữ liệu cụ thể dưới bảng sau:

Hoạt động xử lý dữ liệu Cơ sở pháp lý cốt lõi

* Xét duyệt và thẩm định học bổng: Đây là mục đích cốt lõi. Thông tin bạn cung cấp giúp Ban tuyển chọn đánh giá, xác minh mức độ phù hợp của bạn với các tiêu chí học bổng, bao gồm năng lực học tập, nỗ lực vượt khó và nhu cầu hỗ trợ tài chính thực tế (hoàn cảnh gia đình, sổ hộ nghèo).

• Bạn đã đồng ý cho phép sử dụng Dữ liệu Cá nhân của mình; hoặc

• Việc xử lý là cần thiết để ký kết thỏa thuận hoặc thực hiện chương trình mà bạn là một bên tham gia; hoặc

• Việc xử lý là cần thiết để tuân thủ nghĩa vụ pháp lý hoặc quy định của pháp luật; hoặc

• Chúng tôi, hoặc một bên thứ ba, có lợi ích hợp pháp trong việc sử dụng Dữ liệu Cá nhân của bạn cho mục đích xét duyệt hoặc thẩm định học bổng.

* Thiết lập liên lạc và hỗ trợ ứng viên: Sử dụng thông tin liên lạc để thông báo về tình trạng hồ sơ, yêu cầu cập nhật hoặc bổ sung tài liệu (nếu cần), thông báo kết quả xét tuyển và gửi các hướng dẫn, thông tin liên quan xuyên suốt chuỗi chương trình.

• Bạn đã đồng ý cho phép sử dụng Dữ liệu Cá nhân của mình; hoặc

• Việc xử lý là cần thiết để ký kết thỏa thuận hoặc thực hiện chương trình mà bạn là một bên tham gia; hoặc

• Chúng tôi, hoặc một bên thứ ba, có lợi ích hợp pháp trong việc sử dụng Dữ liệu Cá nhân của bạn cho mục đích thiết lập liên lạc và hỗ trợ ứng viên.

* Quản lý, vận hành và giám sát chương trình: Đối với các ứng viên được nhận học bổng hoặc tham gia các chương trình nâng cao năng lực, dữ liệu được sử dụng để quản lý thủ tục trao học bổng, chi trả sinh hoạt phí, theo dõi sát sao tiến độ học tập định kỳ, và tổ chức các hoạt động đào tạo phát triển kỹ năng mềm.

• Bạn đã đồng ý cho phép sử dụng Dữ liệu Cá nhân của mình; hoặc

• Việc xử lý là cần thiết để ký kết thỏa thuận hoặc thực hiện chương trình mà bạn là một bên tham gia; hoặc

• Chúng tôi, hoặc một bên thứ ba, có lợi ích hợp pháp trong việc sử dụng Dữ liệu Cá nhân của bạn cho mục đích quản lý, vận hành và giám sát chương trình.

* Báo cáo, thống kê và minh bạch với Nhà tài trợ: Chúng tôi có thể sử dụng dữ liệu đã được ẩn danh hoặc tổng hợp (không thể nhận dạng cá nhân) để lập các báo cáo định kỳ gửi đến các nhà tài trợ, phân tích hiệu quả vận hành của các chương trình và thực hiện các nghiên cứu nội bộ nhằm cải tiến chất lượng hoạt động của VietHope.

• Chúng tôi, hoặc một bên thứ ba, có lợi ích hợp pháp trong việc sử dụng Dữ liệu Cá nhân của bạn cho mục đích báo cáo, thống kê và minh bạch với Nhà tài trợ; hoặc

• Việc xử lý dữ liệu là cần thiết để bảo vệ an toàn vận hành, nâng cao chất lượng chương trình và bảo vệ uy tín của VietHope mà không làm ảnh hưởng đến quyền riêng tư của bạn.

* Truyền thông, vinh danh và lan tỏa giá trị cộng đồng: Khi có sự đồng ý rõ ràng của bạn, chúng tôi có thể sử dụng hình ảnh, video, câu chuyện vượt khó hoặc bài viết cảm nghĩ của bạn để đăng tải trên website, mạng xã hội, hoặc đưa vào báo cáo thường niên nhằm truyền cảm hứng cho cộng đồng và tri ân các nhà tài trợ. VietHope cam kết không bao giờ chia sẻ câu chuyện hay hình ảnh cá nhân của bạn cho mục đích truyền thông mà không có sự cho phép trước.

• Bạn đã đồng ý cho phép sử dụng Dữ liệu Cá nhân của mình; hoặc

• Chỉ thực hiện khi có văn bản chấp thuận hoặc bấm chọn đồng ý truyền thông riêng từ bạn.

* Bảo vệ an ninh thông tin và quản lý rủi ro: Xác thực danh tính người dùng khi truy cập hệ thống cổng thông tin của VietHope; phát hiện, ngăn chặn và xử lý các hành vi gian lận hồ sơ, các sự cố an ninh mạng hoặc các mối đe dọa kỹ thuật nhằm bảo vệ tính toàn vẹn của hệ thống dữ liệu.

Khi chúng tôi xử lý Dữ liệu Cá nhân để bảo vệ an ninh thông tin và quản lý rủi ro, chúng tôi có thể vừa là vai trò bên kiểm soát hoặc là bên xử lý dữ liệu. Khi chúng tôi đóng vai trò của bên kiểm soát, chúng tôi dựa vào những cơ sở pháp lý như sau:

• Bạn đã đồng ý cho phép sử dụng Dữ liệu Cá nhân của mình; hoặc

• Việc xử lý là cần thiết để ký kết thỏa thuận hoặc thực hiện chương trình mà bạn là một bên tham gia; hoặc

• Việc xử lý là cần thiết để tuân thủ nghĩa vụ pháp lý hoặc quy định của pháp luật; hoặc

• Chúng tôi, hoặc một bên thứ ba, có lợi ích hợp pháp trong việc sử dụng Dữ liệu Cá nhân của bạn cho mục đích bảo vệ an ninh thông tin và quản lý rủi ro.

* Quản lý quan hệ đối tác và mạng lưới chuyên gia, tình nguyện viên: Tạo và quản lý hồ sơ của các đối tác, chuyên gia, tình nguyện viên, kết nối thông tin phù hợp giữa đối tác, chuyên gia, tình nguyện viên và sinh viên, đồng thời duy trì mối quan hệ hợp tác bền vững với các doanh nghiệp, tổ chức đối tác, chuyên gia và tình nguyện viên.

• Bạn đã đồng ý cho phép sử dụng Dữ liệu Cá nhân của mình; hoặc

• Việc xử lý là cần thiết để ký kết thỏa thuận hoặc thực hiện chương trình mà bạn là một bên tham gia; hoặc

• Việc xử lý là cần thiết để tuân thủ nghĩa vụ pháp lý hoặc quy định của pháp luật; hoặc

• Chúng tôi, hoặc một bên thứ ba, có lợi ích hợp pháp trong việc sử dụng Dữ liệu Cá nhân của bạn cho mục đích quản lý quan hệ đối tác và mạng lưới Chuyên gia.

* Thực hiện nghĩa vụ pháp lý: Lưu trữ, xử lý dữ liệu để thực hiện các nghĩa vụ về tài chính, kế toán, thuế (xuất hóa đơn, chứng từ nhận tài trợ), thực hiện kiểm toán nội bộ hoặc tuân thủ các quyết định, yêu cầu hợp pháp từ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền

• Việc xử lý là cần thiết để ký kết thỏa thuận hoặc thực hiện chương trình mà bạn là một bên tham gia; hoặc

• Việc xử lý là cần thiết để tuân thủ nghĩa vụ pháp lý hoặc quy định của pháp luật; hoặc

• Chúng tôi, hoặc một bên thứ ba, có lợi ích hợp pháp trong việc sử dụng Dữ liệu Cá nhân của bạn cho mục đích thực hiện nghĩa vụ pháp lý.

 

2.3. Các lưu ý quan trọng về việc cung cấp dữ liệu

  • Hậu quả của việc từ chối cung cấp thông tin: Việc cung cấp dữ liệu cá nhân để xét duyệt học bổng hoặc ký kết hợp đồng là yêu cầu bắt buộc thuộc quy trình vận hành. Nếu bạn từ chối cung cấp các thông tin thiết yếu (như thông tin định danh, minh chứng hoàn cảnh tài chính), VietHope sẽ không thể tiến hành thẩm định hồ sơ và có quyền từ chối tiếp nhận bạn vào các chương trình tài trợ.
  • Trách nhiệm đối với dữ liệu của bên thứ ba: Nếu bạn cung cấp cho VietHope bất kỳ thông tin hoặc tài liệu nào liên quan đến một cá nhân khác (ví dụ: thông tin thu nhập của bố mẹ, số điện thoại của người tham chiếu/giám hộ), bạn có trách nhiệm đảm bảo rằng bạn đã thông báo đầy đủ và nhận được sự đồng ý hợp pháp của cá nhân đó trước khi chuyển giao dữ liệu cho VietHope.
  • Quyết định tự động: VietHope cam kết không sử dụng các công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) hay các thuật toán tự động hoàn toàn để đưa ra các quyết định mang tính pháp lý hoặc ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền lợi của bạn (ví dụ: tự động đánh trượt hồ sơ học bổng mà không có sự rà soát, thẩm định trực tiếp từ Hội đồng giám khảo là con người).

Cách Chúng Tôi Chia Sẻ Dữ Liệu Cá Nhân Của Bạn

3. Cách Chúng Tôi Chia Sẻ Dữ Liệu Cá Nhân Của Bạn

Chúng tôi cam kết không bán, cho thuê hoặc thương mại hóa dữ liệu cá nhân của bạn. Dữ liệu cá nhân chỉ được chia sẻ trong phạm vi tối thiểu cần thiết để thực hiện các chương trình học bổng, hỗ trợ sinh viên, tuân thủ nghĩa vụ pháp lý hoặc khi có sự đồng ý rõ ràng của bạn.

Dữ liệu của bạn có thể được tiếp cận hoặc chia sẻ với các nhóm đối tượng sau:

3.1. Các bên tiếp cận và nhận chia sẻ dữ liệu

  • Nhân sự nội bộ và Tình nguyện viên của VietHope: Đội ngũ nhân viên chính thức, cộng tác viên và các tình nguyện viên được phân quyền tiếp cận dữ liệu để thực hiện các công việc rà soát hồ sơ, xác minh thông tin, điều phối mạng lưới Mentoring và quản lý các chương trình học bổng.
  • Các Chuyên gia hướng dẫn (Mentors) và Ban cố vấn: Chia sẻ thông tin học thuật, định hướng cá nhân của sinh viên (Mentee) cho Mentor được chỉ định nhằm phục vụ công việc hướng dẫn, phát triển năng lực trong khuôn khổ chương trình.
  • Các Nhà cung cấp dịch vụ (Bên Xử lý dữ liệu): Các đơn vị cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin, quản lý cơ sở dữ liệu (Cloud/Server), đơn vị vận hành website/app, dịch vụ truyền thông hoặc các tổ chức trung gian thanh toán/ngân hàng hỗ trợ giải ngân học bổng và chi trả sinh hoạt phí. Các bên này bị ràng buộc bởi hợp đồng bảo mật và chỉ được xử lý dữ liệu theo chỉ thị của VietHope.
  • Các Cơ sở Giáo dục liên quan: Trường học, trung tâm đào tạo nơi sinh viên đang theo học, nhằm mục đích đối chiếu, xác nhận điều kiện đủ tiêu chuẩn nhận học bổng hoặc phối hợp thu xếp chi trả học phí/sinh hoạt phí.
  • Các Nhà tài trợ và Tổ chức bảo trợ: Chia sẻ các báo cáo tiến độ học tập, kết quả chương trình hoặc danh sách sinh viên thụ hưởng dưới dạng thông tin tổng hợp hoặc thông tin chi tiết (khi có sự đồng ý riêng biệt của bạn) nhằm mục đích báo cáo minh bạch hiệu quả sử dụng quỹ tài trợ.
  • Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền: Khi có yêu cầu bằng văn bản hợp pháp từ cơ quan công an, cơ quan thuế hoặc các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền khác tại Việt Nam nhằm tuân thủ quy định pháp luật.
  • Các Bên thứ ba khác: Bất kỳ tổ chức hoặc cá nhân nào khác khi có sự yêu cầu hoặc đồng ý rõ ràng từ phía bạn (hoặc cha mẹ/người giám hộ hợp pháp của bạn đối với trường hợp dưới luật định).

3.2. Chuyển dữ liệu cá nhân ra ngoài lãnh thổ Việt Nam

Do tính chất hợp tác quốc tế với các nhà tài trợ nước ngoài hoặc việc sử dụng hệ thống lưu trữ điện toán đám mây toàn cầu, dữ liệu cá nhân của bạn có thể được chuyển ra ngoài lãnh thổ Việt Nam. Trong mọi trường hợp, VietHope cam kết:

  • Chỉ thực hiện chuyển dữ liệu khi có sự đồng ý của bạn hoặc khi có cơ sở pháp lý phù hợp theo quy định hiện hành.
  • Lập Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài để nộp/báo cáo lên Cơ quan Chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân (Bộ Công an) theo đúng thủ tục pháp luật quy định.
  • Yêu cầu bên tiếp nhận dữ liệu tại nước ngoài áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức nhằm bảo mật dữ liệu ở mức độ tương đương với quy định của pháp luật Việt Nam.

3.3. Các trường hợp chia sẻ đặc biệt khác

Chúng tôi cũng có thể chia sẻ thông tin của bạn trong các tình huống đặc thù sau nhằm bảo vệ lợi ích hợp pháp của tổ chức và cộng đồng:

  • Bảo vệ an toàn và Ngăn ngừa gian lận: Khi cần thiết để rà soát, phát hiện gian lận hồ sơ, ứng phó với các sự cố an ninh mạng hoặc duy trì tính an toàn tuyệt đối cho hệ thống dữ liệu của VietHope.
  • Ứng phó tình huống khẩn cấp: Chia sẻ thông tin y tế, liên lạc cho cơ quan y tế hoặc người giám hộ trong các tình huống khẩn cấp liên quan đến sức khỏe, tính mạng hoặc sự an toàn của sinh viên khi tham gia hoạt động tập trung của VietHope.
  • Tái cấu trúc Tổ chức: Trường hợp VietHope thực hiện các hoạt động chuyển giao, sáp nhập hoặc tái cấu trúc mô hình hoạt động, dữ liệu cá nhân có thể được chuyển giao cho pháp nhân mới, nhưng phải bảo đảm pháp nhân đó kế thừa nguyên vẹn các cam kết bảo mật tại Chính sách Quyền riêng tư này.

Quyền và lựa chọn của bạn

4. Quyền và lựa chọn của bạn

4.1. Quyền luật định của bạn

Theo quy định pháp luật hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bạn có đầy đủ các quyền hợp pháp sau đây đối với dữ liệu cá nhân của mình:

  • Quyền được biết: Được thông báo rõ ràng, minh bạch về hoạt động thu thập, xử lý, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu cá nhân của bạn.
  • Quyền đồng ý và rút lại sự đồng ý: Tự do quyết định việc cho phép xử lý dữ liệu và có quyền rút lại sự đồng ý đó bất cứ lúc nào mà không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của việc xử lý dữ liệu trước đó.
  • Quyền truy cập và chỉnh sửa: Yêu cầu được xem, kiểm tra, nhận bản sao hoặc yêu cầu chỉnh sửa, cập nhật dữ liệu cá nhân của mình khi phát hiện thông tin không chính xác hoặc không đầy đủ.
  • Quyền xóa, hạn chế hoặc phản đối xử lý: Yêu cầu xóa dữ liệu, hạn chế phạm vi xử lý hoặc phản đối việc VietHope tiếp tục xử lý dữ liệu của bạn trong các trường hợp pháp luật cho phép.
  • Quyền khiếu nại, tố cáo và khởi kiện: Thực hiện các biện pháp pháp lý theo quy định hoặc yêu cầu bồi thường thiệt hại vật chất/tinh thần nếu chứng minh được VietHope có hành vi vi phạm xâm phạm đến quyền lợi hợp pháp của bạn.
  • Quyền tự bảo vệ: Yêu cầu cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền áp dụng các biện pháp ngăn chặn hoặc bảo vệ khẩn cấp dữ liệu cá nhân của bạn khi bị xâm phạm.

4.2. Các lựa chọn vận hành thực tế của bạn

Để tạo điều kiện thuận lợi cho bạn trong quá trình tương tác, VietHope thiết lập các cơ chế linh hoạt để bạn chủ động đưa ra các lựa chọn cụ thể đối với cách thức chúng tôi sử dụng thông tin của bạn:

  • Lựa chọn không cung cấp thông tin không bắt buộc: Bạn có quyền từ chối cung cấp các danh mục dữ liệu mang tính chất khảo sát mở rộng hoặc không bắt buộc. Tuy nhiên, đối với các dữ liệu cốt lõi phục vụ việc thẩm định tư cách nhận học bổng hoặc giải ngân tài chính, nếu bạn từ chối cung cấp, VietHope có quyền dừng việc xem xét hồ sơ hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ/học bổng tương ứng.
  • Lựa chọn từ chối tiếp nhận thông tin truyền thông: Bạn có thể chủ động từ chối nhận các email tin tức, thông báo sự kiện không bắt buộc, hoặc các tài liệu quảng bá của VietHope bằng cách:
    • Nhấp vào liên kết “Hủy đăng ký” được tích hợp ở cuối mỗi email truyền thông.
    • Gửi yêu cầu điều chỉnh tùy chọn thông báo qua cổng thông tin điện tử của VietHope hoặc liên hệ với bộ phận phụ trách.
  • Lựa chọn giới hạn mục đích xử lý dữ liệu (Phân tích & Thống kê): Bạn có quyền yêu cầu VietHope không sử dụng dữ liệu cá nhân có tính định danh của mình cho các mục đích nghiên cứu thị trường, đánh giá hành vi hoặc lập mô hình thống kê nội bộ. Khi nhận được yêu cầu, VietHope sẽ ngay lập tức tiến hành ẩn danh hóa hoặc mã hóa dữ liệu của bạn trước khi đưa vào các hệ thống phân tích, đảm bảo không ai có thể nhận diện ra danh tính của bạn từ các báo cáo đó.

Lưu ý hiệu lực: Việc thực hiện các lựa chọn từ chối hoặc rút lại sự đồng ý nêu trên sẽ có hiệu lực đối với các hoạt động xử lý dữ liệu trong tương lai, và không làm ảnh hưởng đến tính hợp pháp của các hoạt động xử lý dữ liệu mà VietHope đã thực hiện trước thời điểm bạn đưa ra lựa chọn.

Cách chúng tôi bảo vệ và lưu giữ Dữ liệu Cá nhân

5. Cách chúng tôi bảo vệ và lưu giữ Dữ liệu Cá nhân của bạn

5.1. Việc bảo mật Dữ liệu Cá nhân của bạn là ưu tiên hàng đầu của VietHope. Chúng tôi cam kết triển khai và duy trì các biện pháp bảo vệ nghiêm ngặt về mặt hành chính, kỹ thuật và vật lý được thiết kế phù hợp với quy định pháp luật hiện hành nhằm bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn khỏi các hành vi phá hủy, mất mát, thay đổi, truy cập, tiết lộ hoặc sử dụng một cách vô tình, trái pháp luật hoặc trái phép.

5.2. Đối với các dữ liệu cá nhân mang tính chất nhạy cảm (như thông tin về hoàn cảnh gia đình, tình trạng tài chính được cung cấp trong hồ sơ học bổng), VietHope áp dụng các biện pháp bảo mật nâng cao bao gồm mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập nghiêm ngặt và chỉ định nhân sự chuyên trách bảo vệ dữ liệu (DPO) để giám sát và ngăn ngừa các nguy cơ rò rỉ thông tin.

5.3. Quy trình ứng phó sự cố dữ liệu: Trong trường hợp xảy ra bất kỳ sự cố an ninh mạng hoặc hành vi vi phạm nào đối với các biện pháp bảo vệ dữ liệu của chúng tôi, VietHope sẽ ngay lập tức kích hoạt quy trình ứng phó khẩn cấp. Chúng tôi cam kết tiến hành lập hồ sơ và báo cáo hành vi vi phạm đến Cơ quan Chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân (Bộ Công an) trong vòng 72 giờ kể từ khi phát hiện sự cố, đồng thời thông báo cho các cá nhân bị ảnh hưởng theo quy định của pháp luật nhằm giảm thiểu tối đa thiệt hại.

5.4. Thời hạn và Nguyên tắc lưu trữ dữ liệu: Chúng tôi chỉ lưu giữ dữ liệu cá nhân của bạn trong khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành các mục đích xử lý dữ liệu được nêu tại Chính sách Quyền riêng tư này (ví dụ: xuyên suốt thời gian bạn tham gia chương trình học bổng/mentoring và thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán/kiểm toán theo luật định), trừ khi có yêu cầu lưu trữ lâu hơn từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Khi dữ liệu không còn cần thiết hoặc khi nhận được yêu cầu xóa dữ liệu hợp pháp từ bạn, VietHope sẽ tiến hành xóa bỏ hoàn toàn dữ liệu cá nhân hoặc thực hiện các biện pháp ẩn danh hóa dưới hình thức không thể đảo ngược để không cho phép nhận dạng danh tính của bạn trong vòng 72 giờ.

Các Tính Năng, Công Cụ Số Đến Bên Thứ Ba

6.  Các Tính Năng, Công Cụ Số Và Liên Kết Đến Website Bên Thứ Ba

Hệ thống Website và Ứng dụng (App) của VietHope tích hợp các công cụ số, tính năng tự động thu thập thông tin kỹ thuật và các liên kết tiện ích đến nền tảng của bên thứ ba nhằm tối ưu hóa vận hành. Hoạt động thu thập và các tương tác này được quy định cụ thể như sau:

  • Dữ liệu Thiết bị và Mạng: Tự động ghi nhận địa chỉ IP, loại trình duyệt, hệ điều hành, và thông tin khu vực địa lý của người truy cập. Các đối tác cung cấp công cụ định vị hoặc hạ tầng mạng liên kết có thể ghi nhận lượt truy cập của bạn độc lập với hệ thống của VietHope.
  • Dữ liệu Hành vi sử dụng: Ghi lại lịch sử các trang được xem trên website, thời gian truy cập, các liên kết được nhấp vào, và hành vi cuộn chuột để phân tích xu hướng tương tác của sinh viên, chuyên gia, tình nguyện viên và khách vãng lai.
  • Dữ liệu thu thập tự động: Sử dụng các cookie thiết yếu phục vụ mục đích kỹ thuật (duy trì trạng thái đăng nhập hệ thống quản lý học bổng an toàn) và các cookie phân tích của bên thứ ba (như Google Analytics/Adobe Analytics) để đo lường hiệu quả hiển thị website. Các đơn vị phân tích này hoạt động độc lập và áp dụng các quy tắc bảo mật riêng của họ.
  • Tương tác Mạng xã hội: Hệ thống tích hợp các công cụ tương tác xã hội (như tính năng đăng nhập nhanh bằng tài khoản Facebook/Google, nút “Thích” hoặc “Chia sẻ” bài viết của VietHope). Khi bạn truy cập trang web có chứa các nút này, trình duyệt của bạn sẽ tự động thiết lập một kết nối trực tiếp đến máy chủ của nhà cung cấp mạng xã hội đó, đồng thời chuyển giao các dữ liệu về lượt truy cập (bao gồm cả địa chỉ IP) cho họ. Nhà cung cấp mạng xã hội có thể liên kết các thông tin này vào tài khoản cá nhân của bạn ngay cả khi bạn không đăng nhập hoặc không có tài khoản mạng xã hội tại thời điểm đó.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm đối với Bên thứ ba: Các liên kết, tính năng định vị và công cụ mạng xã hội nêu trên vận hành hoàn toàn độc lập và nằm ngoài phạm vi kiểm soát hay sở hữu của VietHope. Chính sách và thực hành bảo vệ quyền riêng tư của các bên thứ ba này không nhất thiết trùng khớp với chính sách của VietHope. VietHope khuyến nghị bạn nên chủ động rà soát chính sách quyền riêng tư của các bên thứ ba đó trước khi sử dụng dịch vụ của họ, và điều chỉnh cài đặt quyền riêng tư trong tài khoản mạng xã hội cá nhân của mình nếu muốn vô hiệu hóa các tính năng theo dõi tự động này.

Bảo Vệ Dữ Liệu Cá Nhân Của Trẻ Em

7. Bảo Vệ Dữ Liệu Cá Nhân Của Trẻ Em Và Người Chưa Thành Niên

7.1. Hoạt động và các chương trình học bổng của VietHope chủ yếu hướng đến và dành cho đối tượng từ đủ 18 tuổi trở lên (người đã thành niên). Tuy nhiên, tùy theo tính chất của một số chương trình cụ thể (ví dụ: các học bổng dành cho khối học sinh phổ thông), ứng viên là trẻ em hoặc người chưa thành niên có thể tiếp cận, liên hệ và nộp hồ sơ ứng tuyển. VietHope cam kết thiết lập các biện pháp bảo mật đặc biệt để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các nhóm đối tượng này.

7.2. Quy trình xử lý dữ liệu cá nhân của Trẻ em (Người dưới 15 tuổi): Trong trường hợp chương trình của VietHope có thu thập và xử lý dữ liệu của trẻ em dưới 15 tuổi, chúng tôi tuân thủ nghiêm ngặt cơ chế lấy sự đồng ý theo quy định của pháp luật:

  • Đối với trẻ em dưới 07 tuổi: VietHope chỉ tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân sau khi nhận được sự đồng ý rõ ràng từ cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp.
  • Đối với trẻ em từ đủ 07 tuổi đến dưới 15 tuổi: VietHope chỉ tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân khi nhận được sự đồng ý đồng thời từ: (i) cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp, và (ii) của chính trẻ em đó.

7.3. Quy trình xử lý dữ liệu cá nhân của Người chưa thành niên (Từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi): Đối với ứng viên trong độ tuổi này, VietHope sẽ thực hiện thu thập sự đồng ý trực tiếp từ chính ứng viên đó để xử lý dữ liệu cá nhân phục vụ cho mục đích xét duyệt học bổng, trừ các trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác bắt buộc phải có sự chấp thuận bổ sung của người đại diện theo pháp luật.

7.4. Trách nhiệm xác minh và Ngừng xử lý dữ liệu:

  • VietHope sẽ áp dụng các biện pháp kỹ thuật và hành chính hợp lý (bao gồm yêu cầu cung cấp giấy khai sinh, căn cước công dân hoặc văn bản xác nhận mối quan hệ) để xác minh độ tuổi của ứng viên cũng như tư cách pháp lý của cha, mẹ hoặc người giám hộ trước khi xử lý dữ liệu.
  • VietHope sẽ ngay lập tức ngừng xử lý, xóa bỏ hoặc ẩn danh hóa dữ liệu của trẻ em trong các trường hợp: (i) cha, mẹ hoặc người giám hộ rút lại sự đồng ý; (ii) theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; hoặc (iii) khi các chương trình học bổng kết thúc và dữ liệu không còn cần thiết cho các mục đích bắt buộc của VietHope.

Thông Tin Liên Hệ

8. Thông Tin Liên Hệ

Bạn có thể gửi email đến nhân sự chuyên trách bảo vệ dữ liệu (DPO) tại [email protected]. Bạn cũng có thể gửi yêu cầu để thực hiện các quyền và lựa chọn của bạn liên quan đến Dữ liệu Cá nhân tại https://viethope.org/privacy-grabscholar.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, thắc mắc hoặc kiến nghị nào về Chính sách Quyền riêng tư này và các hoạt động bảo vệ dữ liệu cá nhân của chúng tôi, hoặc bạn muốn cập nhật các quyền và lựa chọn của mình, vui lòng gửi email về địa chỉ của chúng tôi là: [email protected] hoặc gửi thư bằng đường bưu điện đến địa chỉ Văn phòng của chúng tôi như sau:

Văn phòng chuyên trách bảo vệ dữ liệu của VietHope

Công ty TNHH Doanh nghiệp Xã hội VietHope

11 Lê Ngô Cát, Phường Xuân Hòa, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam

Cập Nhật Chính sách Quyền Riêng tư

  9. Cập Nhật Chính Sách Quyền Riêng Tư

Chính sách này có thể được cập nhật để phản ánh thay đổi trong hoạt động của chúng tôi hoặc thay đổi pháp lý. Phiên bản mới nhất luôn được đăng tải tại https://viethope.org/privacy-grabscholar. Khi có thay đổi quan trọng ảnh hưởng đến quyền của bạn (ví dụ: mở rộng mục đích xử lý, thêm đối tác nhận dữ liệu), chúng tôi sẽ thông báo qua email ít nhất 30 ngày trước khi áp dụng và, nếu cần, yêu cầu đồng ý lại.