CHÍNH SÁCH QUYỀN RIÊNG TƯ CỦA VIETHOPE
Chào các bạn,
VietHope, Inc. (sau đây gọi là “chúng tôi” hoặc “VietHope”) hiểu rằng quyền riêng tư và an toàn dữ liệu của bạn là vô cùng quan trọng. Chính sách Quyền riêng tư này giải thích cách chúng tôi thu thập, lưu trữ, sử dụng, chia sẻ và chuyển giao (sau đây gọi chung là “xử lý”) dữ liệu cá nhân của bạn. Dữ liệu cá nhân mà chúng tôi thu thập từ bạn tùy thuộc vào bối cảnh tương tác giữa hai bên, các dự án theo các chương trình học bổng và nâng cao năng lực, các dịch vụ, mục đích và lợi ích mà bạn tham gia và theo luật áp dụng hiện hành.
Một số chính sách về quyền riêng tư cụ thể hoặc các điều khoản bổ sung có thể được áp dụng riêng cho từng chương trình hoặc đối tượng đặc thù của chúng tôi. Vui lòng truy cập trang thông tin của chương trình cụ thể đó để tìm hiểu thêm về các hoạt động xử lý thông tin chi tiết của chúng tôi.
1. Xử Lý Dữ liệu Cá nhân Liên Quan Đến Việc Tham Gia Các Dự án, Chương trình của VietHope
1.1. Các loại dữ liệu cá nhân được xử lý:
Khi bạn đăng ký, tham gia các dự án và tùy thuộc vào từng Chương trình, chúng tôi có thể xử lý một phần hoặc toàn bộ các loại dữ liệu cá nhân sau đây:
- Thông tin cá nhân và liên hệ: Họ và tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, số điện thoại liên hệ và địa chỉ email.
- Thông tin học thuật, thành tích học tập và chuyên môn: Tên trường PTTH, trường đại học, chuyên ngành/khoa, khu vực sinh sống, học tập hoặc làm việc, hồ sơ lý lịch (CV), kết quả học tập một số năm học, kết quả thi tốt nghiệp phổ thông trung học, giải thưởng, giấy khen cao nhất đạt được, lịch sử làm việc hoặc kinh nghiệm tình nguyện trước đây.
- Thông tin tổ chức và nghề nghiệp: Chức vụ, tên cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức đang làm việc, lĩnh vực chuyên môn, số năm kinh nghiệm.
- Thông tin địa điểm: Khu vực nơi bạn đang sinh sống, học tập hoặc làm việc.
- Trang cá nhân và mạng xã hội: Đường dẫn đến trang cá nhân Facebook, LinkedIn công khai và đường dẫn đến các trang web chuyên môn khác.
- Thông tin gia đình và tình trạng sức khoẻ (dữ liệu nhạy cảm): Thông tin về tình trạng sức khỏe, bệnh tật, khuyết tật của học sinh, sinh viên, người thân của học sinh, sinh viên (cha, mẹ, anh, chị, em hoặc người giám hộ) được học sinh, sinh viên chủ động chia sẻ trong bài luận, hồ sơ ứng tuyển, trong quá trình xét duyệt, các trường hợp học sinh, sinh viên có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn cần hỗ trợ y tế hoặc sinh hoạt phí đặc biệt.
- Dữ liệu đơn đăng ký và tương tác: Thông tin được cung cấp trong đơn đăng ký các Chương trình, bài luận, ghi chú phỏng vấn, khảo sát, ý kiến đóng góp hoặc dữ liệu phát sinh khi điền các biểu mẫu trong quá trình tham gia.
- Thông tin tài chính và giải ngân: Thông tin về việc đang hoặc đã nhận bất kỳ nguồn học bổng hay hỗ trợ tài chính nào khác, thông tin tài khoản ngân hàng và mã số thuế phục vụ việc chi trả khoản học bổng.
- Bài luận, khảo sát và tài liệu nộp kèm: Thông tin cung cấp trong đơn đăng ký, khảo sát, bài luận ngắn thể hiện quan điểm, năng lực, tinh thần vượt khó; ảnh chân dung; ảnh chụp giấy chứng nhận hoàn cảnh gia đình, bằng khen, giấy khen, kết quả học tập; các giấy tờ chứng nhận về sức khỏe, y tế.
- Dữ liệu hình ảnh và truyền thông: Hình ảnh, âm thanh và video ghi nhận tại các hoạt động của các chương trình, các buổi đào tạo, các dự án cộng đồng.
- Dữ liệu kỹ thuật và thiết bị: Thông tin về tương tác của bạn với biểu mẫu, trang đăng ký trực tuyến, bao gồm định danh thiết bị, người dùng, hệ điều hành, các trang, dịch vụ được truy cập, ngày và giờ truy cập.
1.2. Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân:
Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn cho các mục đích cụ thể sau đây:
a. Tuyển chọn, kết nối và đánh giá ứng viên
- Xác minh nhân thân và liên hệ với bạn về hồ sơ ứng tuyển.
- Đánh giá hồ sơ, sắp xếp và tiến hành các buổi phỏng vấn.
- Đánh giá mức độ phù hợp cho vị trí tình nguyện viên nòng cốt của một số Chương trình và các cơ hội phát triển về sau tại VietHope.
- Đánh giá năng lực, kinh nghiệm thực tiễn và nhu cầu định hướng để thực hiện ghép cặp Mentor-Mentee phù hợp.
- Đánh giá mức độ phù hợp để cấp học bổng dựa trên nhu cầu tài chính, thành tích học tập, tinh thần vượt khó, quan điểm bản thân và sự tuân thủ quy trình nộp hồ sơ.
b. Quản lý, vận hành và phát triển năng lực
- Lập kế hoạch, quản lý và triển khai các buổi đào tạo, vận hành dự án cộng đồng, phiên Coaching 1:1, hoạt động kết nối, buổi họp mặt và tiệc cuối năm.
- Quản lý mối quan hệ đồng hành giữa Mentors và Mentees trong suốt các giai đoạn tuyển chọn, ghép cặp, cố vấn và tổng kết chương trình.
- Theo dõi việc thực hiện cam kết, đánh giá quá trình tham gia và cấp Giấy chứng nhận hoàn thành chương trình.
- Trao đổi thông tin về chương trình, phản hồi thắc mắc, cập nhật lịch trình và hướng dẫn các vai trò.
- Tổ chức và mời bạn tham gia các hoạt động bổ trợ giúp hiểu rõ bản thân, phát triển kỹ năng và định hướng nghề nghiệp tương lai.
- Kết nối và quản lý mối quan hệ giữa học sinh, sinh viên nhận học bổng, người cố vấn, giảng viên và các đối tác đồng hành.
c. Quản lý tài chính, cải tiến chất lượng và giải ngân học bổng
- Lập kế hoạch tài chính, ngân sách và thực hiện giải ngân học bổng vào đầu năm học cũng như tiến hành tái xét duyệt hàng năm.
- Lập kế hoạch, triển khai và quản lý mối quan hệ với học sinh, sinh viên, phụ huynh, người giám hộ, nhà tài trợ và các đối tác.
- Thực hiện giao dịch giải ngân học bổng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản cho học sinh, sinh viên hoàn thành cam kết.
- Lập kế hoạch tài chính, ngân sách, hạch toán kế toán, kiểm toán và báo cáo thu chi theo quy chuẩn vận hành.
d. Quảng cáo và truyền thông
- Quảng cáo, quảng bá hình ảnh, câu chuyện, thành tựu và hoạt động của tổ chức và các chương trình trên các kênh truyền thông chính thức như website, mạng xã hội, báo cáo thường niên, báo chí.
- Mở rộng kết nối cộng đồng và giới thiệu cơ hội nghề nghiệp từ các đối tác của VietHope.
- Liên hệ cung cấp thông tin, cơ hội và các hoạt động kết nối mạng lưới cho các thành viên thuộc các chương trình của VietHope.
e. Bảo mật, giải quyết tranh chấp và tuân thủ
- Kiểm toán, nghiên cứu và phân tích dữ liệu tương tác để nâng cao chất lượng tuyển dụng và đào tạo.
- Đảm bảo an toàn, bảo mật cho hệ thống, website và biểu mẫu trực tuyến; phòng ngừa và phát hiện các nguy cơ an ninh, hành vi gian lận hoặc vi phạm.
- Giải quyết các thắc mắc, khiếu nại, tranh chấp phát sinh và bảo vệ các quyền, lợi ích hợp pháp.
- Tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý, lưu trữ hồ sơ và các tiêu chuẩn hoạt động.
2. Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân Liên Quan Đến Mối Quan Hệ Hợp Tác, Đối Tác Với Chúng Tôi
2.1. Các loại dữ liệu cá nhân được xử lý
Trong bối cảnh hợp tác công việc và duy trì mối quan hệ đối tác với chúng tôi, VietHope có thể xử lý dữ liệu cá nhân của người liên hệ, đại diện pháp luật hoặc nhân sự thuộc các đơn vị (tiềm năng hoặc hiện hữu) như nhà tài trợ, nhà cung cấp, bên bán hàng, trường học, trường đại học và các tổ chức đối tác khác (sau đây gọi chung là “Đối tác”):
- Thông tin liên hệ: Họ và tên, địa chỉ làm việc, số điện thoại cơ quan, số điện thoại di động công việc và địa chỉ email.
- Thông tin tổ chức và chức vụ: Chức vụ, bộ phận công tác và tên cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức hoặc trường đại học.
- Dữ liệu thanh toán và hóa đơn: Dữ liệu phục vụ xử lý thanh toán, thông tin tài khoản ngân hàng, mã số thuế, thông tin xuất hóa đơn và ngăn ngừa gian lận tài chính.
- Dữ liệu hợp đồng và dự án: Thông tin phát sinh bắt buộc trong quá trình triển khai dự án hoặc thực hiện hợp đồng, hoặc do Đối tác tự nguyện cung cấp, bao gồm các thông tin liên quan đến chương trình tài trợ, giải ngân kinh phí, các khoản thanh toán, mốc tiến độ dự án, yêu cầu phối hợp và đóng góp tự nguyện.
- Dữ liệu từ nguồn công khai: Dữ liệu cá nhân thu thập từ các nguồn công khai, bao gồm các trang mạng xã hội nghề nghiệp như LinkedIn và trang thông tin điện tử chính thức của tổ chức hoặc doanh nghiệp.
- Dữ liệu tuân thủ và xác minh: Thông tin theo quy định pháp luật phục vụ việc kiểm tra tuân thủ, xác minh tư cách đối tác, bao gồm ngày sinh, quốc tịch, nơi cư trú, số CCCD, Căn cước hoặc Hộ chiếu.
2.2. Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân
Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn cho các mục đích cụ thể sau đây:
a. Trao đổi thông tin và giao tiếp
- Trao đổi với Đối tác về các chương trình, dịch vụ và dự án, như phản hồi các yêu cầu, thắc mắc hoặc cung cấp thông tin liên quan đến các sản phẩm, dịch vụ của Chương trình tài trợ.
b. Quản lý hợp đồng và vận hành hợp tác
- Lập kế hoạch, triển khai và quản lý mối quan hệ hợp tác, hợp đồng với các Đối tác.
- Thực hiện các giao dịch, đơn đặt hàng sản phẩm hoặc dịch vụ, xử lý thanh toán, hạch toán kế toán, kiểm toán, xuất hóa đơn và thu hồi công nợ.
- Thực hiện công tác vận chuyển, giao nhận, điều phối hoạt động và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ.
c. Xây dựng hồ sơ đối tác và cá nhân hóa tương tác
- Xây dựng hồ sơ cá nhân chứa các thông tin công việc về lịch sử tương tác, nhằm cung cấp các thông tin, đề xuất hợp tác hoặc chương trình phù hợp cho tổ chức của bạn, đồng thời nâng cao chất lượng giao tiếp trực tiếp.
d. Quản lý sự kiện, truyền thông và khảo sát
- Quản lý, thực hiện phân tích thị trường, tổ chức các sự kiện, cuộc thi hoặc các hoạt động kết nối đối tác.
- Liên hệ cung cấp thông tin, cập nhật về các chương trình và dịch vụ, gửi các thông điệp truyền thông và tiến hành khảo sát mức độ hài lòng của đối tác.
e. Bảo mật, tuân thủ pháp luật và giải quyết tranh chấp
- Duy trì và bảo vệ an toàn, an ninh cho văn phòng, cơ sở vật chất, sản phẩm, dịch vụ và website; phòng ngừa, phát hiện các nguy cơ an ninh, gian lận hoặc hành vi vi phạm pháp luật.
- Đảm bảo tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý như lưu trữ hồ sơ, kiểm tra tuân thủ đối tác nhằm phòng ngừa tội phạm kinh tế, cũng như các chính sách nội bộ và tiêu chuẩn hoạt động.
- Giải quyết tranh chấp, thực thi các thỏa thuận hợp đồng và thiết lập, thực hiện hoặc bảo vệ các quyền và yêu cầu pháp lý.
3. Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân Liên Quan Đến Việc Bạn Sử Dụng Các Tính Năng Họp Trực Tuyến
3.1 Các loại dữ liệu cá nhân được xử lý và mục đích xử lý
Nếu bạn tham gia một cuộc họp trực tuyến trong đó (trong phạm vi được pháp luật hiện hành cho phép) các tính năng ghi âm, ghi hình, phiên âm hoặc hỗ trợ bằng trí tuệ nhân tạo (AI) được kích hoạt, chúng tôi có thể xử lý các loại dữ liệu cá nhân sau đây:
- Nội dung âm thanh, video và văn bản trong các phần đóng góp của bạn trong cuộc họp, bao gồm giọng nói, hình ảnh của bạn, nội dung do bạn chia sẻ và các tin nhắn bạn gửi trong phần trò chuyện;
- Thông tin về việc tham gia của bạn, chẳng hạn như tên, địa chỉ email, thời điểm tham gia và rời khỏi cuộc họp, chi tiết về các tương tác của bạn trong cuộc họp, cũng như dữ liệu kết nối kỹ thuật (ví dụ: địa chỉ IP).
3.2. Các mục đích xử lý dữ liệu cá nhân của bạn trong bối cảnh này bao gồm:
- Cung cấp cho người tham gia các tính năng ghi âm, ghi hình, phiên âm hoặc hỗ trợ bằng AI theo yêu cầu;
- Tạo bản ghi cuộc họp, bản phiên âm và bản tóm tắt do AI tạo ra;
- Khi cần thiết, nhằm xác lập hoặc bảo vệ các yêu cầu pháp lý, phòng chống gian lận và tuân thủ pháp luật hiện hành.
4. Sử Dụng Cookies
Cookie là một tập tin nhỏ được gửi từ máy chủ web và lưu trên thiết bị của thành viên thông qua trình duyệt. Cookie giúp ghi nhớ thông tin về thiết bị, trình duyệt, và trong một số trường hợp là sở thích hoặc thói quen truy cập của thành viên khi sử dụng website.
VietHope sử dụng cookie để thu thập một số thông tin cơ bản như: địa chỉ IP, loại trình duyệt, ngôn ngữ hiển thị, thời gian truy cập và các trang web đã được truy xuất... Những thông tin này giúp chúng tôi cải thiện trải nghiệm người dùng, ví dụ: tự động lưu tên đăng nhập hoặc mật khẩu để bạn không cần nhập lại khi truy cập lần sau (nếu bạn đồng ý).
Bạn hoàn toàn có thể quản lý việc sử dụng cookie thông qua phần cài đặt của trình duyệt, bao gồm cả việc cho phép, giới hạn hoặc chặn hoàn toàn cookie.
5. Chuyển Giao Và Tiết Lộ Dữ Liệu Cá Nhân
Chúng tôi chỉ thực hiện việc chuyển giao dữ liệu cá nhân của bạn trong các trường hợp được quy định dưới đây:
- Các trường THPT, trường đại học đối tác và nhà tài trợ:
Vì các mục đích và trong phạm vi cần thiết nhằm thực hiện quan hệ hợp tác, đồng hành với bạn, chúng tôi có thể chia sẻ dữ liệu cá nhân của bạn với các bên liên kết và đối tác thứ ba. Ví dụ, khi triển khai các chương trình hoặc dịch vụ thông qua quan hệ hợp tác, chúng tôi có thể chuyển giao dữ liệu cá nhân của bạn cho các tổ chức đối tác tương ứng.
- Hoạt động trong khuôn khổ chương trình và dự án:
Trong khuôn khổ các chương trình hoặc dự án, chúng tôi cung cấp các sản phẩm, dịch vụ và hoạt động phối hợp với các bên liên kết và bên thứ ba. Chúng tôi chia sẻ dữ liệu cá nhân của người tham gia và người nhận học bổng liên quan đến các hoạt động này với các bên liên kết và/hoặc bên thứ ba tương ứng.
- Các nhà cung cấp dịch vụ:
Chúng tôi sử dụng dịch vụ của các bên liên kết và các công ty cung cấp dịch vụ để thực hiện một số chức năng thay mặt chúng tôi, chẳng hạn như dịch vụ công nghệ thông tin (IT) lưu trữ dữ liệu hoặc dịch vụ xử lý thanh toán. Các đơn vị này chỉ được phép xử lý dữ liệu cá nhân nhằm mục đích cung cấp các dịch vụ được chỉ định nêu trên.
- Các bên thứ ba khác và cơ quan có thẩm quyền:
Chúng tôi có thể chuyển giao dữ liệu cá nhân cho các bên thứ ba khác trong trường hợp cần thiết để tuân thủ nghĩa vụ pháp lý hoặc để xác lập, thực hiện hoặc bảo vệ các quyền và yêu cầu pháp lý (ví dụ: trong các thủ tục tố tụng tại tòa án, trọng tài; làm việc với cơ quan quản lý, cơ quan thực thi pháp luật và cơ quan nhà nước; hoặc các luật sư và chuyên gia tư vấn).
- Chuyển giao dữ liệu xuyên biên giới:
Các bên nhận dữ liệu cá nhân của bạn có thể đặt trụ sở hoặc máy chủ tại các quốc gia ngoài quốc gia nơi bạn cư trú.
- Thông tin công khai:
Dữ liệu cá nhân do bạn công bố trên trang web chính thức và các kênh mạng xã hội của chúng tôi có thể được các cá nhân hoặc tổ chức khác truy cập trên phạm vi toàn cầu.
6. Quyền Và Lựa Chọn Của Bạn
6.1. Các quyền theo quy định
Theo quy định pháp luật hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bạn có đầy đủ các quyền hợp pháp sau đây đối với dữ liệu cá nhân của mình:
- Quyền được biết: Được thông báo rõ ràng, minh bạch về hoạt động thu thập, xử lý, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu cá nhân của bạn.
- Quyền đồng ý và rút lại sự đồng ý: Tự do quyết định việc cho phép xử lý dữ liệu và có quyền rút lại sự đồng ý đó bất cứ lúc nào mà không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của việc xử lý dữ liệu trước đó.
- Quyền truy cập và chỉnh sửa: Yêu cầu được xem, kiểm tra, nhận bản sao hoặc yêu cầu chỉnh sửa, cập nhật dữ liệu cá nhân của mình khi phát hiện thông tin không chính xác hoặc không đầy đủ.
- Quyền xóa, hạn chế hoặc phản đối xử lý: Yêu cầu xóa dữ liệu, hạn chế phạm vi xử lý hoặc phản đối việc VietHope tiếp tục xử lý dữ liệu của bạn trong các trường hợp pháp luật cho phép.
- Quyền khiếu nại, tố cáo và khởi kiện: Thực hiện các biện pháp pháp lý theo quy định hoặc yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu chứng minh được VietHope có hành vi xâm phạm đến quyền lợi hợp pháp của bạn.
- Quyền tự bảo vệ: Yêu cầu cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền áp dụng các biện pháp ngăn chặn hoặc bảo vệ khẩn cấp dữ liệu cá nhân của bạn khi bị xâm phạm.
6.2. Các lựa chọn vận hành thực tế của bạn
Để tạo điều kiện thuận lợi cho bạn trong quá trình tương tác, VietHope thiết lập các cơ chế linh hoạt để bạn chủ động đưa ra các lựa chọn cụ thể đối với cách thức chúng tôi sử dụng thông tin của bạn:
- Lựa chọn không cung cấp thông tin không bắt buộc: Bạn có quyền từ chối cung cấp các danh mục dữ liệu mang tính chất khảo sát mở rộng hoặc không bắt buộc. Tuy nhiên, đối với các dữ liệu cốt lõi phục vụ việc thẩm định tư cách nhận học bổng hoặc giải ngân tài chính, nếu bạn từ chối cung cấp, VietHope có quyền dừng việc xem xét hồ sơ hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ, học bổng tương ứng.
- Lựa chọn từ chối tiếp nhận thông tin truyền thông: Bạn có thể chủ động từ chối nhận các email tin tức, thông báo sự kiện không bắt buộc, hoặc các tài liệu quảng bá của VietHope bằng cách:
- Nhấp vào liên kết “Hủy đăng ký” được tích hợp ở cuối mỗi email truyền thông.
- Gửi yêu cầu điều chỉnh tùy chọn thông báo qua cổng thông tin điện tử của VietHope hoặc liên hệ với bộ phận phụ trách.
- Lựa chọn giới hạn mục đích xử lý dữ liệu (Phân tích và Thống kê): Bạn có quyền yêu cầu VietHope không sử dụng dữ liệu cá nhân có tính định danh của mình cho các mục đích nghiên cứu thị trường, đánh giá hành vi hoặc lập mô hình thống kê nội bộ. Khi nhận được yêu cầu, VietHope sẽ ngay lập tức tiến hành ẩn danh hóa hoặc mã hóa dữ liệu của bạn trước khi đưa vào các hệ thống phân tích, đảm bảo không ai có thể nhận diện ra danh tính của bạn từ các báo cáo đó.
Lưu ý về hiệu lực: Việc thực hiện các lựa chọn từ chối hoặc rút lại sự đồng ý nêu trên sẽ có hiệu lực đối với các hoạt động xử lý dữ liệu trong tương lai, và không làm ảnh hưởng đến tính hợp pháp của các hoạt động xử lý dữ liệu mà VietHope đã thực hiện trước thời điểm bạn đưa ra lựa chọn.
7. Cách chúng tôi bảo vệ và lưu giữ Dữ liệu Cá nhân của bạn
7.1. Việc bảo mật Dữ liệu Cá nhân của bạn là ưu tiên hàng đầu của VietHope. Chúng tôi cam kết triển khai và duy trì các biện pháp bảo vệ nghiêm ngặt về mặt hành chính, kỹ thuật và vật lý được thiết kế phù hợp với quy định pháp luật hiện hành nhằm bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn khỏi các hành vi phá hủy, mất mát, thay đổi, truy cập, tiết lộ hoặc sử dụng một cách vô tình, trái pháp luật hoặc trái phép.
7.2. Đối với các dữ liệu cá nhân mang tính chất nhạy cảm (như thông tin về hoàn cảnh gia đình, tình trạng tài chính được cung cấp trong hồ sơ học bổng), VietHope áp dụng các biện pháp bảo mật nâng cao bao gồm mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập nghiêm ngặt và chỉ định nhân sự chuyên trách bảo vệ dữ liệu (DPO) để giám sát và ngăn ngừa các nguy cơ rò rỉ thông tin.
7.3. Quy trình ứng phó sự cố dữ liệu: Trong trường hợp xảy ra bất kỳ sự cố an ninh mạng hoặc hành vi vi phạm nào đối với các biện pháp bảo vệ dữ liệu của chúng tôi, VietHope sẽ ngay lập tức kích hoạt quy trình ứng phó khẩn cấp. Chúng tôi cam kết tiến hành lập hồ sơ và báo cáo hành vi vi phạm đến Cơ quan Chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân (Bộ Công an) trong vòng 72 giờ kể từ khi phát hiện sự cố, đồng thời thông báo cho các cá nhân bị ảnh hưởng theo quy định của pháp luật nhằm giảm thiểu tối đa thiệt hại.
7.4. Thời hạn và Nguyên tắc lưu trữ dữ liệu: Chúng tôi chỉ lưu giữ dữ liệu cá nhân của bạn trong khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành các mục đích xử lý dữ liệu được nêu tại Thông báo này (ví dụ: xuyên suốt thời gian bạn tham gia chương trình học bổng/mentoring và thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán, kiểm toán theo luật định), trừ khi có yêu cầu lưu trữ lâu hơn từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Khi dữ liệu không còn cần thiết hoặc khi nhận được yêu cầu xóa dữ liệu hợp pháp từ bạn, VietHope sẽ tiến hành xóa bỏ hoàn toàn dữ liệu cá nhân hoặc thực hiện các biện pháp ẩn danh hóa dưới hình thức không thể đảo ngược để không cho phép nhận dạng danh tính của bạn trong vòng 72 giờ.
8. Bảo Vệ Dữ Liệu Cá Nhân Của Trẻ Em Và Người Chưa Thành Niên
8.1. Hoạt động và các chương trình học bổng của VietHope chủ yếu hướng đến và dành cho đối tượng từ đủ 18 tuổi trở lên (người đã thành niên). Tuy nhiên, tùy theo tính chất của một số chương trình cụ thể (ví dụ: các học bổng dành cho khối học sinh phổ thông), ứng viên là trẻ em hoặc người chưa thành niên có thể tiếp cận, liên hệ và nộp hồ sơ ứng tuyển. VietHope cam kết thiết lập các biện pháp bảo mật đặc biệt để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các nhóm đối tượng này.
8.2. Quy trình xử lý dữ liệu cá nhân của Trẻ em (Người dưới 15 tuổi): Trong trường hợp chương trình của VietHope có thu thập và xử lý dữ liệu của trẻ em dưới 15 tuổi, chúng tôi tuân thủ nghiêm ngặt cơ chế lấy sự đồng ý theo quy định của pháp luật:
- Đối với trẻ em dưới 07 tuổi: VietHope chỉ tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân sau khi nhận được sự đồng ý rõ ràng từ cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp.
- Đối với trẻ em từ đủ 07 tuổi đến dưới 15 tuổi: VietHope chỉ tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân khi nhận được sự đồng ý đồng thời từ: (i) cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp, và (ii) của chính trẻ em đó.
8.3. Quy trình xử lý dữ liệu cá nhân của Người chưa thành niên (Từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi): Đối với ứng viên trong độ tuổi này, VietHope sẽ thực hiện thu thập sự đồng ý trực tiếp từ chính ứng viên đó để xử lý dữ liệu cá nhân phục vụ cho mục đích xét duyệt học bổng, trừ các trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác bắt buộc phải có sự chấp thuận bổ sung của người đại diện theo pháp luật.
8.4. Trách nhiệm xác minh và ngừng xử lý dữ liệu:
- VietHope sẽ áp dụng các biện pháp kỹ thuật và hành chính hợp lý (bao gồm yêu cầu cung cấp giấy khai sinh, căn cước công dân hoặc văn bản xác nhận mối quan hệ) để xác minh độ tuổi của ứng viên cũng như tư cách pháp lý của cha, mẹ hoặc người giám hộ trước khi xử lý dữ liệu.
- VietHope sẽ ngay lập tức ngừng xử lý, xóa bỏ hoặc ẩn danh hóa dữ liệu của trẻ em trong các trường hợp: (i) cha, mẹ hoặc người giám hộ rút lại sự đồng ý; (ii) theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; hoặc (iii) khi các chương trình học bổng kết thúc và dữ liệu không còn cần thiết cho các mục đích bắt buộc của VietHope.
9. Thông Tin Liên Hệ
Bạn có thể gửi email đến nhân sự chuyên trách bảo vệ dữ liệu (DPO) tại [email protected]. Bạn cũng có thể gửi yêu cầu để thực hiện các quyền và lựa chọn của bạn liên quan đến Dữ liệu Cá nhân tại https://viethope.org/ngo-privacy-policy/.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, thắc mắc hoặc kiến nghị nào về Chính sách Quyền riêng tư này và các hoạt động bảo vệ dữ liệu cá nhân của chúng tôi, hoặc bạn muốn cập nhật các quyền và lựa chọn của mình, vui lòng gửi email về địa chỉ của chúng tôi là: [email protected] hoặc gửi thư bằng đường bưu điện đến địa chỉ Văn phòng của chúng tôi như sau:
Văn phòng chuyên trách bảo vệ dữ liệu của VietHope
Văn phòng đại diện VietHope, Inc. tại TP. Hồ Chí Minh
11 Lê Ngô Cát, Phường Xuân Hòa, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam
10. Cập Nhật Chính Sách Quyền Riêng Tư
Chính sách này có thể được cập nhật để phản ánh thay đổi trong hoạt động của chúng tôi hoặc thay đổi pháp lý. Phiên bản mới nhất luôn được đăng tải tại https://viethope.org/ngo-privacy-policy/. Khi có thay đổi quan trọng ảnh hưởng đến quyền của bạn (ví dụ: mở rộng mục đích xử lý, thêm đối tác nhận dữ liệu), chúng tôi sẽ thông báo qua email ít nhất 30 ngày trước khi áp dụng và, nếu cần, yêu cầu đồng ý lại.
